Thư ký là gì? Điều kiện và kỹ năng để ứng tuyển thư ký mới nhất 2022

Lê Kiên - 23/11/2022

Thư ký là gì?

Thư ký là người thực hiện các công việc “hậu trường” cho văn phòng như hỗ trợ liên quan đến hoạt động quản lý, điều hành trong văn phòng. Ngoài ra, thư ký còn là người làm những công việc liên quan đến giấy tờ, hành chính, soạn thảo văn bản, tổ chức các buổi họp, lên lịch trình, lên kế hoạch cho cấp trên (giám đốc),… 

>>>Xem thêm:

Thư ký là gì? công việc của thư ký
Thư ký là gì? (Nguồn: Internet)

Mô tả công việc thư ký văn phòng 

Là một người thư ký văn phòngthư ký luậtthư ký y khoa sau đây là những công việc bạn sẽ phải thực hiện: 

Sắp xếp và quản lý lịch làm việc ở văn phòng 

  • Công việc thư ký văn phòng: Sắp xếp lịch công tác, lịch làm việc và lịch họp.
  • Tổ chức hội ý để lắng nghe các bộ phận hoặc cán bộ báo cáo trực tiếp và ghi ý kiến vào biên bản. 
  • Thực hiện tổ chức các cuộc họp, đồng thời ghi chép và tổng hợp nội dung các cuộc họp để phục vụ cho việc quản lý điều hành. 
  • Ghi lại ý kiến của các cấp quản lý, ban lãnh đạo và chuyển thông tin xuống những đơn vị hoặc cá nhân có liên quan. 
Thư ký đôi khi phải đảm nhiệm nhiều công việc cùng lúc
Thư ký đôi khi phải đảm nhiệm nhiều công việc cùng lúc (Nguồn: Internet)

Tiếp nhận và xử lý thông tin 

  • Phân loại văn bản, công việc trong thời hạn sớm nhất. Hỗ trợ ban lãnh đạo giải quyết các văn bản đến và không được để dồn dập.
  • Đảm bảo rằng các văn bản khi đến cơ quan phải được giải quyết một cách chính xác, nhanh chóng và có tính bảo mật cao. 
  • Thu thập thông tin, số liệu.
  • Tra tìm những tài liệu tham khảo khi cần thiết.
  • Biên – phiên dịch tài liệu theo yêu cầu của cấp trên.
  • Tiếp nhận, phân loại và xử lý những thông tin, văn bản, tài liệu từ các phòng ban.

Đón tiếp khách hàng

  • Administrator cần đón tiếp khách hàng và giải quyết những công việc trong khả năng và sự hiểu biết của mình.
  • Sắp xếp một chỗ ngồi đợi hợp lý cho khách, tuyệt đối không được ngó lơ nếu khách đã chờ quá lâu. 
  • Chuẩn bị phương tiện di chuyển cho khách
  • Administrative assistant: Hỗ trợ ghi chép thông tin các cuộc họp. 
  • Chuẩn bị nước uống, thức ăn nhẹ cho khách trước cuộc gặp mặt diễn ra.

Sắp xếp các chuyến công tác cho cấp trên

  • Phác thảo và soạn lịch trình cho chuyến đi: mục đích chuyến đi, đi những nơi nào, thời gian đi, thời gian đến, trạm dừng chân,… 
  • Soạn ra bản chương trình hẹn gặp gồm: thời gian và địa điểm, gặp ai, thuộc tổ chức nào, cần hồ sơ gì (tập hồ sơ số mấy),… 
  • Đặt vé phương tiện giao thông
  • Đặt khách sạn: vị trí, các loại phòng, giá cả, phương thức đặt,… 
  • Lập hồ sơ chuyến đi gồm: tài liệu cho từng buổi làm việc của lãnh đạo (semi riêng, dán nhãn, đánh số tập hồ sơ,…) 
  • Tạm ứng và quyết toán chi phí.

Đối với thư ký giám đốc

  • Thực hiện sắp xếp và quản lý các lịch trình công việc của giám đốc.
  • Phối hợp với các bộ phận văn thư để tổng hợp và phân loại các loại giấy tờ, hồ sơ. 
  • Xử lý các công việc liên quan đến tài liệu, giấy tờ, hồ sơ,…
  • Truyền đạt thông tin giữa ban giám đốc và các bên liên đới.
  • Hỗ trợ ban giám đốc xây dựng mối quan hệ thân thiết với khách hàng.

Xem thêm: Database administrator

Làm thư ký học ngành gì? 

Hiện nay ở Việt Nam chưa có ngành học đặc thù nào đào tạo công việc thư ký văn phòng. Tuy nhiên, sẽ tùy vào lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp mà bạn có thể lựa chọn ngành học để ứng tuyển vị trí thư ký. 

Nếu bạn muốn làm công việc thư ký, bạn hoàn toàn có thể làm nhiều ngành khác nhau như quản trị kinh doanhtelesalesnhân viên kinh doanhnhân sựquản trị nhân sựnhân viên ngân hàngSEO marketingsale adminnhân viên marketingbrand marketingbusiness development,… để học hỏi các kỹ năng mềm. Từ đó áp dụng những kiến thức và kỹ năng học được vào công việc thư ký một cách dễ dàng.

Những kỹ năng cần thiết để trở thành thư ký giỏi

Nghề thư ký hiện nay là một trong những lựa chọn của nhiều bạn trẻ với mong muốn có được kinh nghiệm, các mối quan hệ và cả sự thăng tiến trong sự nghiệp. Để trở thành một thư ký chuyên nghiệp, bạn cần trang bị cho mình những kỹ năng sau: 

Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống

Phân tích là khả năng cần thiết và quan trọng đối với một nhân viên thư ký. Bởi trong một vài trường hợp, thư ký sẽ thay mặt sếp giải quyết công việc. Và tất nhiên người thư ký lúc này cần xác định đâu là điểm mấu chốt để đưa ra các quyết định giải quyết công việc phù hợp. Một nhân viên thư ký giỏi phải có khả năng hỗ trợ sếp tối đa trong công việc. 

Kỹ năng giao tiếp

Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng quan trọng mà nhân viên thư ký cần phải có. Vị trí thư ký hiện nay chính là cánh tay đắc lực của cấp trên trong việc gặp gỡ, trao đổi và ký kết với đối tác. Vì vậy, bạn cần có khả năng giao tiếp tốt, khả năng đàm phán, ứng xử linh hoạt và khéo léo. Để trở thành một thư ký giỏi, bạn cũng cần biết cách cư xử lịch sự, hòa đồng với mọi người. 

Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cần thiết của một thư ký giỏi
Kỹ năng giao tiếp là kỹ năng cần thiết của một thư ký giỏi (Nguồn: Internet)

Kỹ năng quản lý và sắp xếp công việc

Đóng vai trò là “cầu nối” và hỗ trợ công việc cho các đơn vị, cá nhân khác nhau. Thư ký văn phòng cần có kỹ năng quản lý tốt để sắp xếp luồng công việc một cách trơn tru. 

Ngoài ra, kỹ năng quản lý công việc cũng rất cần thiết vì phải kế hoạch, lên lịch trình, điều hành doanh nghiệp và tổ chức các công việc cá nhân. Tuy nhiên, với một vài nhân viên thư ký thì bạn cần biết tổ chức và phối hợp với các phòng ban trong công tác quản lý. Đồng thời, bạn cũng cần biết quản lý thời gian, lên lịch trình công việc và phân bổ thời gian hợp lý. 

Kỹ năng tin học văn phòng

Kỹ năng về máy tính có thể sẽ không cần thiết đối với một số nhân viên thư ký. Tuy nhiên, bạn cũng cần biết sử dụng Word, Excel, Powerpoint để soạn thảo văn bản, làm hợp đồng, thuyết trình, lập hồ sơ,… Bạn nên trang bị cho mình kiến thức tối thiểu trong việc sử dụng máy tính để tránh việc giám đốc hay đồng nghiệp đánh giá thấp khả năng làm việc của bạn. 

>> Xem thêm: 12 kỹ năng CNTT mà nhà tuyển dụng không thể từ chối

Khả năng ngoại ngữ tốt

Do tính chất công việc phải tiếp xúc nhiều khách hàng của sếp, đặc biệt là khách nước ngoài. Do đó ngành thư ký văn phòng yêu cầu bạn phải có khả năng ngoại ngữ tốt để có thể truyền đạt thông tin chính xác, mạch lạc và rõ ràng.

Yếu tố cần thiết để trở thành thư ký 

Ngoại hình “vừa mắt”

Nhiều mục tuyển dụng đã ghi một cách thẳng thắn tuyển thư ký với yêu cầu phải có ngoại hình. Nhưng bạn đừng lầm tưởng họ đang cần một vóc dáng người mẫu, một gương mặt hoa khôi.

Nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu thư ký phải có ngoại hình
Nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu thư ký phải có ngoại hình (Nguồn: Internet)

Chỉ cần bạn ăn mặc lịch thiệp, trang nhã, đầu tóc gọn gàng, tác phong nhanh nhẹn, nói năng hoạt bát, rõ ràng là “đủ điểm” để các nhà tuyển dụng quan tâm đến bạn.

Nhạy bén

Thư ký là cánh tay trái của sếp trong việc cho, nhận và xử lý thông tin nên khi tuyển nhân sự, các nhà tuyển dụng luôn cần một cô thư ký nhạy bén, có thể khéo léo xử lý tất cả những sự kiện liên quan.

Am hiểu

Kiến thức rất quan trọng đối với một nhân viên thư ký. Nếu khoảng thời gian bạn còn ngồi trên ghế nhà trường và có những lỗ hổng thì ngay từ bây giờ bạn phải tìm mọi cách để lấp đầy lỗ hổng ấy. Ví dụ, khi tuyển dụng, người ta không yêu cầu bạn phải am hiểu về bóng đá, thể thao nhưng trong một phút bất chợt nào đó, sếp của bạn cũng có thể “cắc cớ”: “World Cup 98 diễn ra ở đâu nhỉ?” Và nếu bạn không biết thì cái ngớ người lắc đầu của bạn sẽ nhen nhóm sự thất vọng trong lòng ông ta.

Trí nhớ tốt

Những số điện thoại cần thiết, ngày giờ cuộc họp, ngày nào sếp có hẹn với khách hàng, hoặc đơn giản “Hôm nay ngày bao nhiêu?” cũng là những điều mà một thư ký giỏi cần lưu ý và ghi nhớ.

Có tính độc lập

Không có nghĩa là bạn toàn quyền quyết định mọi công việc trong công ty nhưng nếu gặp những trường hợp cần thiết bạn cũng có thể giải quyết được vấn đề. Hoặc khi sếp đi vắng bạn cũng phải có khả năng xử lý những rắc rối như dời cuộc hẹn, khất nợ, thỏa thuận một hợp đồng mới. 

Mức lương thư ký là bao nhiêu? 

Mức lương của nhân viên thư ký sẽ dao động từ 10.400.000 – 12.200.000 VNĐ, đối với những người có năng lực và đã có nhiều kinh nghiệm thì mức cao nhất có thể lên đến 34.500.000 VNĐ. 

Qua bài viết trên, Toshool đã giúp bạn có được những thông tin cần thiết về công việc thư ký. Ngoài ra, nếu bạn đang có nhu cầu tìm kiếm việc làm thư ký mới nhất hay nhiều công việc khác tại những công ty uy tín với mức lương hấp dẫn.

Vui lòng truy cập website CareerBuilder để tham khảo vô vàn vị trí việc làm: tuyển phiên dịch tiếng Trungviệc làm Hà Đôngcông ty game tuyển dụngviệc làm Củ Chikỹ sư cầu đườngtìm việc Đà Nẵnglazada tuyển dụng tphcm,… Ngoài ra, hãy chuẩn bị cho mình một hồ sơ xin việc thật ấn tượng tại CV Hay để sẵn sàng chinh phục mọi nhà tuyển dụng nhé! Nếu bạn vẫn chưa có ý tưởng thiết kế CV xin việc, hãy tham khảo ngay tại CV Hay – nơi cung cấp đa dạng các mẫu CV tiếng AnhCV tiếng Việt chuyên nghiệp, thu hút nhà tuyển dụng.

Nguồn: CareerBuilder, Money24h

CÓ THỂ BẠN QUAN TÂM